青島密集架在利用過(guò)程中，既要最大限度地提供利用，又要保護(hù)好國(guó)家安全和個(gè)人隱私，這已經(jīng)成為國(guó)際共識(shí)。國(guó)外公眾普遍認(rèn)為，檔案是開(kāi)啟和實(shí)踐民主的一個(gè)要素，查閱政府檔案是每個(gè)公民的基本權(quán)利，保證檔案的開(kāi)放利用是憲法和民主的基石。

　　為了鼓勵(lì)人們走進(jìn)檔案館，許多國(guó)家的檔案密集柜制訂了相應(yīng)的公共政策和計(jì)劃，專(zhuān)門(mén)設(shè)置了公共關(guān)系部門(mén)或官員，采取了多種措施和手段，以幫助公民了解檔案密集柜與檔案自身的關(guān)系，把享用檔案的權(quán)利當(dāng)成一種公民意識(shí)來(lái)培養(yǎng)。以美國(guó)國(guó)家檔案密集柜為例，除了永久性展覽和一些固定項(xiàng)目外，每個(gè)月都會(huì)在館內(nèi)舉辦十多項(xiàng)公眾自由參與的活動(dòng)，包括新書(shū)發(fā)布、作者演講和簽名、專(zhuān)題片放映、館藏介紹或利用指南講座等;國(guó)際檔案密集柜理事會(huì)還把每年的6月9日列為國(guó)際檔案日，借以宣傳和推廣檔案。

　　由于越來(lái)越多的國(guó)家頒布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公開(kāi)條例以及數(shù)據(jù)保護(hù)法等，公民的信息權(quán)意識(shí)不斷提高，而信息自由法實(shí)際上對(duì)文件和檔案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。

　　在很多國(guó)家，信息自由法賦予了公眾要求利用政府部門(mén)收集或形成的任何文件和檔案密集柜的權(quán)利，政府機(jī)構(gòu)必須依法盡力為公眾查找和提供最大數(shù)量的信息，除非那些屬于法律特別限制利用的信息。